Neue IfM-Studie zeigt: Je kleiner das Unternehmen, desto größer die Belastung
Bürokratie kostet – nicht nur Zeit und Geld, sondern oft auch Nerven. Eine aktuelle Studie des Instituts für Mittelstandsforschung (IfM) Bonn zeigt, wie stark der Aufwand zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten tatsächlich von der Unternehmensgröße abhängt – und welche psychologischen Folgen er mit sich bringt.
Zwar wurde die Studie am Beispiel von Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau durchgeführt, doch viele Ergebnisse lassen sich direkt auf Solo-Selbstständige und Kleinstunternehmen übertragen: Die Bürokratie trifft nicht nur produzierende Betriebe – sie trifft vor allem die, die keine eigene Rechtsabteilung oder Assistenz für Papierkram haben.
Solo-Selbstständige müssen im Schnitt 8,7 % ihrer Arbeitszeit für bürokratische Aufgaben aufwenden – dreimal so viel wie Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden. Zeit, die nicht in Projekte, Kunden oder Innovation fließt – sondern in Formulare, Anträge, Fristen und Pflichtunterweisungen.
Bürokratie als Kostenblock – und als Wachstumsbremse
Bereits 2023 hat das IfM drei Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau – von klein bis groß – unter die Lupe genommen. 2025 wurde die Untersuchung erweitert: Neben Bundesrecht wurden auch EU-Vorgaben, Länderregelungen und kommunale Pflichten berücksichtigt.
Das Ergebnis: 3.900 einzelne Vorschriften müssen von den drei Betrieben beachtet werden. Die Bürokratiekosten lagen – je nach Unternehmensgröße – zwischen 1,3 und 6,3 Prozent des Umsatzes. Und das Kleinste zahlte prozentual am meisten.
Besonders bemerkenswert: Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) verursacht mit Abstand die höchsten bürokratischen Aufwände. Die Studienautor*innen fordern in ihrer Analyse klar: Regelwerke müssen entrümpelt, verständlicher und praxistauglicher werden.
Psychologische Kosten: Wut, Frust – und das Gefühl, allein gelassen zu sein
Noch belastender als der zeitliche und finanzielle Aufwand sind oft die emotionalen und Folgen:
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55 % der Befragten empfinden die psychologischen Kosten der Bürokratie größer als die finanziellen
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84 % berichten von einem hohen Konzentrations- und Energieaufwand
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78 % empfinden einen Teil der Bürokratie als sinnlos, aber unumgänglich
Was zurückbleibt, ist oft das Gefühl von Frust, Ohnmacht – und verschwendeter Zeit.
Wenn Vorschriften zu Stolpersteinen werden
Fast drei Viertel der Unternehmen haben laut Studie Schwierigkeiten, die für sie relevanten Vorschriften zu erkennen. Und noch mehr tun sich mit deren Interpretation und praktischer Umsetzung schwer.
Ein Beispiel: Die jährliche Arbeitsschutzunterweisung – sinnvoll in der Idee, aber bei langjährigen Mitarbeitenden oft überflüssig im Aufwand. Trotzdem Pflicht. Und das jedes Jahr.
Unser Fazit:
Bürokratie darf nicht zur Innovationsbremse werden.
Gerade Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen brauchen Freiraum für Gestaltung, nicht noch mehr Checklisten.
Die ausführliche Studie findest du hier:
IfM-Chartbook Bürokratiekosten 2025 (PDF)