Beim Blick in den Kalender kann man schon mal hintenüberkippen. Mal wieder ist die gesamte Arbeitswoche vollgeladen mit Meetings. Je nach Branche, Netzwerk und Tätigkeit kann es durchaus Sinn machen, sich tagtäglich in Teams auszutauschen und die Unternehmensziele so voranzutreiben – aber wann bleibt eigentlich noch Zeit zum „Abarbeiten“?
Wir haben uns gefragt, wie man Meetings von der Planung über die Durchführung bis zur Kontrolle erfolgreicher machen kann. Dabei herausgekommen sind 9 Tipps, wie wir effizient und zielführend arbeiten:
1. Ist ein Meeting notwendig?
Im Unternehmensalltag entsteht ein Problem, das es zu lösen gilt? Es wurde eine vielversprechende neue Kooperation abgeschlossen? Wie geht man mit solchen „News“ um? Alle Mitarbeiter zusammen trommeln und ein großes Meeting einberufen? Oder reicht es nicht doch, einfach eine E-Mail zu verfassen?
Die erste Frage, die wir uns stellen: Ist ein Meeting sinnvoll? Was könnte das Ziel des Meetings sein? Nur wenn das Ziel klar definiert ist und der Austausch einen Mehrwert verspricht, sollte eine Besprechung einberufen werden.
2. Meeting bedeutet Diskussion
Bei Meetings besteht häufig die Verwechslungsgefahr zwischen Information und Diskussion. Eine Besprechung sollte nicht einberufen werden, um einen Vortrag zu halten. Ziel eines Meetings sollte viel mehr die Diskussion der Teilnehmer über ein Thema sein.
Frage: Welche Expertise ist zur Zielerreichung notwendig? Welche Ansichten können in der Diskussion Mehrwerte bieten? Welches Fachwissen brauchen wir?
3. Wen brauchen wir zur Zielerreichung?
Zu oft nimmt man an Besprechungen teil, bei denen man im Nachgang das Gefühl hat, der ein oder andere Teilnehmer ist nur wegen dem leckeren Kaffee und Kuchen dabei gewesen. Nicht nur deshalb gilt, dass die erfolgreichsten Meetings aus möglichst wenigen Teilnehmern bestehen. Es sollten also wirklich nur die Personen hinzugezogen werden, die auch wirklich mit ihrem Wissen zur Zielerreichung des Meetings beitragen können.
Frage: Wer kann explizit etwas zum Meeting beitragen? Welche Problemlöser müssen zusammengebracht werden? Benötigen wir Person XY dazu wirklich?
4. Wo findet das Meeting statt?
Nicht erst seit der Corona-Pandemie boomen digitale Meetings. Viele kleine Fragen kann man in Online Meetings schnell und effizient durchsprechen, ohne dabei wertvolle Lebenszeit im Auto oder Bus zu verschwenden. Doch nicht jedes Thema kann digital gelöst werden. Geht es beispielsweise um sensible Entscheidungen oder kreative Prozesse, dann spielt die Umgebung eine erhebliche Funktion im Rahmen der Zielerreichung.
Insbesondere kreative Meetings im Rahmen der Ideenentwicklung sollten nicht dort stattfinden, wo wir uns sowieso tagtäglich aufhalten. Hier macht es viel mehr Sinn, sich mit seinem Team bewusst aus den vorhandenen Strukturen und Räumen herauszunehmen und einen kreativen Besprechungsraum zu suchen. Coworking-Spaces wie das Gründerquartier Remscheid bieten dazu sowohl die entsprechenden Räume als auch die passende Atmosphäre.
Frage: Wie und wo soll das Meeting durchgeführt werden? Ist das Thema digital zu besprechen oder braucht es einen kreativen Ort?
5. Was steht auf der Agenda?
Ein erfolgreiches Meeting braucht ein gut durchdachtes Fundament. Deshalb ist es unerlässlich für jedes Meeting eine Agenda zu erarbeiten und vor Beginn mit den Teilnehmern durchzusprechen und ggf. anzupassen.
Frage: Was haben wir zu besprechen? Wie können wir das Thema aufgliedern? Zu welchen Zeitpunkten erfolgen Feedback-Schleifen?
6. Wie lange ist das Meeting?
Jedes Meeting hat stets eine Startzeit, die allen bekannt ist. Aber gibt es auch eine fest definierte Endzeit? Aus unserer Erfahrung macht es durchaus Sinn, diese klar zu Beginn zu kommunizieren. Möglicherweise haben die Teilnehmer völlig unterschiedliche Erwartungen an die Länge des Austausches. Durch eine klare Zeitvorgabe kann man die Effizienz von Meetings durchaus steigern.
Frage: Was haben wir zu besprechen? Welche Zeitspannen planen wir für die einzelnen Tagesordnungspunkte auf der Agenda ein?
7. Es braucht klare Regeln
Die Agenda einer Besprechung kann der Vorgriff sein, einen Regelrahmen für ein Meeting zu definieren. Nichtsdestotrotz sollten insb. bei digitalen Meetings vorab klare Regeln -kurz und motivierend- besprochen werden. Wann dürfen Fragen gestellt werden? Wie meldet man sich zu Wort? Meldet man sich ab? Wie werden Informationen protokolliert und dokumentiert? All das sollte den Teilnehmern vor dem Beginn des Meetings bekannt sein.
Frage: Welche Regeln machen im Rahmen des Meetings Sinn? Wie frei soll die Besprechung ablaufen? Was ist zu definieren, um das vorgegebene Ziel bestmöglich zu erreichen?
8. Ergebnisdefinition
Das Meeting läuft bereits seit über 90 Minuten und noch immer besteht bei manchen Teilnehmern reger Austausch über die zu besprechenden Themen. Andere haben sich bereits abgewandt und checken parallel ihr Smartphone. Dies ist vermutlich die kritischste Phase eines Meetings. Ist es möglich einen Erfolg zu erzielen und ein Ergebnis zu definieren? Schließlich ist das der Grund für die Einberufung des Treffens.
Frage: Bekommen wir einen Konsens? Was ist das Ergebnis des Meetings? Welche Aufgabenpakete können verteilt werden?
9. Erfolgskontrolle oder Endlosschleife?
Sofern eine Besprechung zu klaren Ergebnissen und Arbeitspaketen geführt hat, gilt es anschließend den Erfolg dieser Maßnahmen auch zu prüfen. Und an dieser Stelle gelangt man eigentlich schon fast wieder zu dem ersten Tipp dieser Liste. Ist nun ein weiteres Meeting notwendig?
Frage: Wurden die Aufgaben erfüllt? Wenn ja, wie gehen wir damit um? Setzen wir uns nochmal zusammen? Oder kann eine „Endlosschleife aus weiteren Meetings“ vermieden werden?
Mit diesen 9 Tipps von der Planung über die Durchführung bis zur Kontrolle von Meetings haben wir es bei der Gründerschmiede geschafft, unsere Arbeit zielgerichteter und effizienter zu machen. Und trotz diesem klaren Ablauf bleibt auch der Spaß bei Meetings nicht auf der Strecke – zumindest wenn man diesen sowohl in die Agenda als auch das Zeitmanagement integriert.
Du willst mehr über unsere kreativen Meeting- und Schulungsräume im Gründerquartier in Remscheid erfahren? Dann schreibe einfach eine Whatsapp oder rufe an unter 02191/4640900.
