Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) in Deutschland schrittweise zur Pflicht. Diese Umstellung betrifft alle Unternehmer, einschließlich Solo-Selbstständige, Kleinunternehmer und Vereine. Ziel ist es, den Rechnungsverkehr zu digitalisieren und effizienter zu gestalten.
Was ist ab dem 01.01.2025 verpflichtend?
- Empfang von E-Rechnungen:
Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Dies erfordert:- Technische Voraussetzungen wie geeignete Software oder Systeme, um elektronische Rechnungen darzustellen, zu archivieren und gegebenenfalls weiterzuverarbeiten.
- Revisionssichere Archivierung, die den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) entspricht.
- Ausstellung von E-Rechnungen:
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich wird schrittweise eingeführt:- Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro sind ab 01.01.2027 verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.
- Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis zu 800.000 Euro gilt die Verpflichtung ab 01.01.2028.
Bis dahin dürfen Papierrechnungen oder einfache elektronische Formate (z. B. PDF) weiterhin genutzt werden, wenn der Empfänger zustimmt.
Übergangsfristen und Ausnahmen
- Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG):
Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Sie dürfen weiterhin Papierrechnungen oder PDFs verwenden, müssen jedoch ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. - Kleinbetragsrechnungen:
Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro sind ebenfalls ausgenommen. Sie können wie bisher in Papierform oder als einfache elektronische Datei erstellt werden. - Weitere Ausnahmen:
- Fahrausweise (z. B. für öffentliche Verkehrsmittel) gelten weiterhin als zulässige Papierrechnungen.
- Rechnungen im privaten Bereich (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen.
Was Solo-Selbstständige, Kleinunternehmer und Vereine beachten sollten
- Technische Vorbereitung:
Unternehmen sollten frühzeitig geeignete Software oder Systeme einrichten, um den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen sicherzustellen.- Es gibt inzwischen viele kostengünstige oder sogar kostenlose Lösungen für kleinere Unternehmen.
- Rechtskonforme Archivierung:
E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden. Dies bedeutet, dass sie unverändert, vollständig und jederzeit abrufbar sein müssen. - Kommunikation mit Geschäftspartnern:
Klärt rechtzeitig mit euren Geschäftspartnern, welche Standards und Übertragungswege für E-Rechnungen verwendet werden sollen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). Eine frühzeitige Abstimmung minimiert spätere Probleme. - Bewusstseinsbildung:
Einige Unternehmer unterschätzen den Umfang der Umstellung. Es ist wichtig, sich über die Anforderungen und Fristen klar zu sein, um Strafen zu vermeiden.
Fünf häufige Missverständnisse zur E-Rechnung
Laut einer Übersicht des VGSD gibt es einige gängige Fehlannahmen, die aufzuklären sind:
- „Die Pflicht gilt ab 2025 für alle“ – Falsch. Die Einführung erfolgt stufenweise. Für die Ausstellung gilt die Umsatzgrenze als Maßstab.
- „PDF ist eine E-Rechnung“ – Falsch. Nur strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD gelten als E-Rechnung.
- „Kleinunternehmer sind nicht betroffen“ – Falsch. Sie sind zwar von der Ausstellungspflicht ausgenommen, aber nicht vom Empfang.
- „Die Umstellung ist teuer“ – Nicht unbedingt. Es gibt günstige oder kostenlose Tools, die für kleinere Unternehmen ausreichen.
- „Das betrifft nur Großunternehmen“ – Nein, alle Unternehmen, die steuerbare Leistungen erbringen, sind grundsätzlich betroffen.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung bietet die Chance, Abläufe zu digitalisieren und langfristig effizienter zu gestalten. Dennoch erfordert die Umstellung Vorbereitung und Planung, insbesondere für Solo-Selbstständige, Kleinunternehmer und Vereine. Die schrittweise Einführung und Ausnahmen schaffen Spielräume, sollten aber nicht als Anlass für Verzögerungen genutzt werden.
Bereitet euch rechtzeitig vor, um von den Vorteilen zu profitieren und den neuen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
